Ogłoszenie o postępowaniu - ocena ryzyka kontraktowego dla dostawców biomasy

OGŁOSZENIE O POSTĘPOWANIU

OCENA RYZYKA KONTRAKTOWEGO W ODNIESIENIU DO DOSTAWCÓW BIOMASY

ENEA Trading sp. z o.o. Świerże Górne, 26-900 Kozienice 1 (dalej Zamawiający), działająca na podstawie udzielonego pełnomocnictwa w imieniu i na rzecz ENEA Ciepło sp. z o.o. ul. Warszawska 27, 15-062 Białystok (dalej Spółka), zaprasza do udziału w Postępowaniu – Ocena ryzyka kontraktowego w odniesieniu do dostawców biomasy.

Dokonanie oceny ryzyka kontraktowego w odniesieniu do dostawców biomasy jest niezbędnym elementem procesu zakupowego z punktu widzenia wymagań podatkowych i prawnych. Postępowanie służy usprawnieniu procesu przeprowadzenia weryfikacji podmiotów/oferentów
w przyszłych postępowaniach zakupowych biomasy.

Podmioty, które otrzymają ocenę pozytywną zostaną zaproszone do udziału w postępowaniach zakupowych biomasy dla ENEA Ciepło sp. z o.o. Oddział Elektrociepłownia Białystok ul. Generała Andersa 15, 15-124 Białystok.

1. Osoby do kontaktu ze strony Spółki w zakresie przeprowadzania ORK:

1. Kamil Różański (e-mail: kamil.rozanski@enea.pl; tel. 885 904 491)

2. Dokumenty wymagane do przesłania:

1. Sprawozdanie finansowe za ostatnie trzy lata obrotowe, w tym:
   1. Bilans,
   2. Rachunek zysków i strat (w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej – NIP-37),
   3. Ewentualnie - w przypadku posiadania - rachunek przepływów pieniężnych, opinię z badania biegłego rewidenta, pełne sprawozdanie finansowe – ten zakres dokumentów jest opcjonalny i udostępnienie go jest jedynie elementem pomocnym przy ORK, a nie obligatoryjnym.

2. Dokumenty rejestrowe firmy, w tym:
   1. Zaświadczenie o nadaniu NIP oraz o statusie aktywnego podatnika VAT,
   2. Zaświadczenie o REGON,
   3. Aktualny KRS lub CEiDG, umowa Spółki Cywilnej.

3. Zaświadczenia:
   1. Zaświadczenie o braku zaległości podatkowych (wydane nie wcześniej, niż 2 miesiące przed złożeniem u Zamawiającego),
   2. Zaświadczenie z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o braku zaległości w opłatach (wydane nie wcześniej, niż 2 miesiące przed złożeniem u Zamawiającego),
   3. Potwierdzenie Oferenta o posiadaniu rachunku znajdującego się na Białej liście podatników VAT (dotyczy podmiotów krajowych) – wydruk ze strony internetowej
      z danymi firmy https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka/.

4. Oświadczenia potencjalnego kontrahenta:
   1. Oświadczenie o sposobie i miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowych, wraz z danymi teleadresowymi osób odpowiedzialnych za ich prowadzenie (Załącznik nr 2a),
   2. Oświadczenie, iż do dnia nawiązania potencjalnej współpracy oraz przez okres jej trwania (Załącznik nr 2b):
      • dostawca będzie właścicielem dostarczanego towaru, który nabyty będzie
        w dobrej wierze, towar nie będzie obciążony prawami osób trzecich oraz dostawca będzie uprawniony do jego skutecznej i ważnej sprzedaży na rzecz Spółki,
      • towar będący przedmiotem sprzedaży na rzecz Spółki nie pochodzi z przestępstwa, nieważnej lub nieskutecznej czynności prawnej, dokonanej na jakimkolwiek etapie łańcucha dostaw do Spółki,
      • dostawca przestrzega i przestrzegać będzie wszelkich obowiązujących przepisów o przeciwdziałaniu korupcji, przeciwdziałaniu praniu pieniędzy, nie uczestniczył i nie będzie uczestniczyć bezpośrednio lub pośrednio w żadnym przestępstwie lub oszustwie podatkowym, na jakimkolwiek etapie łańcucha dostaw do Spółki,
      • dostawca prawidłowo i rzetelnie prowadzi księgi rachunkowe oraz ewidencje, przechowuje faktury oraz dokumenty dotyczące dostaw towarów/usług, prawidłowo wykonuje wszystkie zobowiązania i obowiązki przewidziane przez przepisy prawa podatkowego oraz rachunkowości. W szczególności dostawca składa wszelkie wymagane prawem deklaracje i informacje dla celów podatkowych, prawidłowo wykazuje i deklaruje podstawy opodatkowania, kwoty zobowiązań podatkowych, jak również nie posiada zaległości w zapłacie zobowiązań podatkowych oraz zobowiązań wobec ZUS.

5. Opis profilu działalności dostawcy biomasy (Załącznik nr 2c).

6. Podstawowe informacje o Podmiocie dostarczającym/wytwarzającym paliwo z biomasy zgodnie z Systemem SNS (Załącznik nr 2d).

7. Dokumenty opisujące sposób powstawania oferowanego produktu wraz z podaniem łańcucha dostaw oraz danych podmiotów wchodzących w jego skład. Opis schematu organizacji dostaw i łańcucha powiązań we własnym przedsiębiorstwie.

8. Dodatkowo w ramach oceny ryzyka możliwy jest również kontakt wywiadowni gospodarczej Coface Poland Credit Management Services Sp. z o.o., która przeprowadza wywiad na zlecenie Spółki.

3. Termin i forma przesyłania dokumentów:

1. Dokumenty można przesyłać w ciągu całego roku kalendarzowego
2. Dokumenty w formie skanu powinny być przesyłane elektronicznie w formie e-mail na adres: epg.zakupybiomasa@enea.pl
3. W tytule wiadomości e-mail należy wpisać: Ocena CR 2023 – nazwa firmy
4. Rekomenduje się, aby każdy dokument stanowił osobny plik pdf. W przypadku braku możliwości technicznych prosimy o załączanie wszystkich plików pdf lub jpg w formie paczki (archiwum) zip. lub rar.
5. Z uwagi na możliwe problemy z przesyłaniem dużych rozmiarów plików rekomendujemy, by skany dokumentów nie przekraczały łącznej pojemności 15MB. W związku z tym przy skanowaniu zalecamy ustawienie odpowiedniej rozdzielczości skanu, pamiętając jednocześnie o zachowaniu jego odpowiedniej czytelności.

4.  Klauzula informacyjna RODO

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) - dalej: RODO, w związku z przetwarzaniem danych osobowych zebranych w ramach postępowania „Ocena Ryzyka Kontraktowego w odniesieniu do dostawców biomasy” („Postępowanie”) informujemy, że:

1. Administratorem danych osobowych Dostawców, przetwarzanych w ramach Postępowania (dalej: Osoby Fizyczne) jest Enea Ciepło sp. z o. o. z siedzibą w Białymstoku, adres: ul. Warszawska 27, 15-062 Białystok, zaś danych osobowych osób wskazanych w pkt I. ogłoszenia o Postępowaniu (dalej: Osoby Fizyczne) - ENEA Trading sp. z o.o. z siedzibą w Świerżach Górnych, 26-900 Kozienice 1.
2. We wszystkich sprawach związanych z ochroną i przetwarzaniem danych osobowych Dostawców, o których mowa w Ogłoszeniu, można kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych Enea Ciepło Sp. z o.o. mailowo: eco.iod@enea.pl, zaś w zakresie danych osobowych osób, o jakich mowa w pkt I. Ogłoszenia - z Inspektorem Ochrony Danych ENEA Trading sp.
   z o.o. mailowo pod adresem: etr.iod@enea.pl.
3. Dane osobowe Osób Fizycznych przetwarzane będą w celach:

1. realizacji niniejszego Postępowania oraz realizacji i rozliczenia usługi bądź umowy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO;
2. realizacji obowiązku prawnego sporządzenia i przechowywania dokumentacji na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO);
3. nawiązywania kontaktów handlowych albo ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń pomiędzy Dostawcami, o których mowa w ogłoszeniu o Postępowaniu a Administratorem, co jest  uzasadnione interesem Administratora Danych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.

4. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do realizacji niniejszego Postępowania.
5. Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny dla realizacji niniejszego Postępowania i umowy, po czym dane te będą przechowywane przez okres właściwy dla przedawnienia ewentualnych roszczeń. Administrator może przechowywać dane osobowe przez dłuższy okres niż wskazany w poprzednim zdaniu, gdy wynika to z obowiązku nałożonego na Administratora przez przepisy powszechnie obowiązującego prawa.
6. Administrator może ujawnić dane osobowe podmiotom upoważnionym na podstawie przepisów prawa. Administrator może powierzyć przetwarzanie danych osobowych podmiotom Grupy ENEA, dostawcom usług lub produktów działającym na jego rzecz, w szczególności podmiotom świadczącym Administratorowi usługi IT, księgowe, finansowe, kurierskie, serwisowe, agencyjne, niszczenia dokumentów, prawne, zakupowe. Zgodnie z zawartymi z tymi podmiotami umowami powierzenia przetwarzania danych osobowych, Administrator wymaga od takich podmiotów, zgodnego z przepisami prawa, adekwatnego stopnia ochrony prywatności i bezpieczeństwa danych osobowych przetwarzanych przez te podmioty w imieniu Administratora.
7. Dane osobowe nie będą przekazywane do krajów poza Europejski Obszar Gospodarczy.
8. Dane osobowe nie podlegają zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu związanemu z automatycznym podejmowaniem decyzji.
9. Osoby Fizyczne mają prawo żądania:

1. dostępu do treści swoich danych - w granicach art. 15 RODO,
2. sprostowania swoich danych – w granicach art. 16 RODO,
3. usunięcia swoich danych - w granicach art. 17 RODO,
4. ograniczenia przetwarzania - w granicach art. 18 RODO,
5. przenoszenia danych - w granicach art. 20 RODO,
6. wniesienia sprzeciwu (w przypadku przetwarzania na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO) – w granicach art. 21.

10. Realizacja powyższych praw może odbywać się poprzez przesłanie swoich żądań odpowiednio do zakresu określonego w pkt I. niniejszej Klauzuli na adres e-mail: Inspektora Ochrony Danych w Enea Ciepło sp. z o.o. : eco.iod@enea.pl; Inspektora Ochrony Danych w ENEA Trading sp. z o.o. : etr.iod@enea.pl.
11. Jednocześnie informujemy, że Osobom Fizycznym przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uznają, iż przetwarzanie danych osobowych ich dotyczących narusza przepisy.