Wdrożenie systemu Comarch ERP XL i dedykowanych narzędzi IT w Enea Logistyka

Enea Logistyka to sieciowe przedsiębiorstwo handlowo-logistyczne należące do Grupy Enea. Firma kompleksowo realizuje dostawy towarów i urządzeń elektrotechnicznych oraz elektroenergetycznych, zarówno dla spółek Grupy Enea, jak i dla klientów zewnętrznych z obszaru energetyki zawodowej. Działalność firmy w dużej mierze bazuje na handlu hurtowym. W ofercie znajdują się między innymi kable, elektronika do domu, ogrzewacze powietrza i wody, kominki elektryczne, źródła światła czy akumulatory. Enea Logistyka zapewnia też obsługę logistyczną, w tym świadczy usługi magazynowania. Chcąc rzetelnie wywiązywać się ze swojej pracy, w pierwszej kolejności spółka musi dbać o właściwą logistykę działań. Jest to możliwe w dużej mierze dzięki wdrożeniu systemu Comarch ERP XL oraz stosowaniu dodatkowych, przeznaczonych specjalnie dla Enei Logistyka rozwiązań do systemu, które zostały stworzone przez nasz zespół.

Logistyka: sytuacja przed i po wdrożeniu systemu Comarch ERP XL

Kable oferowane przez Eneę Logistyka sprzedawane są owinięte na bębny wypożyczane od firmy zewnętrznej. Muszą więc zostać zwrócone w określonym terminie. Zazwyczaj jest to okres do 365 dni. Zwrot po terminie oznacza brak możliwości odzyskania kaucji. Jest to strata finansowa, której przedsiębiorstwo wolałoby, rzecz jasna, uniknąć, jednak przy działalności na szeroką skalę i licznych zamówieniach, nie jest to takie proste. Z tego względu Enea Logistyka poszukiwała sprawdzonego oprogramowania, które usprawniłoby poszczególne procesy oraz zarządzanie nimi. W jaki sposób umożliwił to system Comarch ERP XL? Przed wdrożeniem oprogramowania pracownicy ręcznie prowadzili ewidencję poszczególnych bębnów, z których każdy ma swój własny numer seryjny. Obecnie wystarczy wpisać ten numer do systemu ERP i dzięki temu szybko prześledzić całą historię danego bębna: kiedy został sprzedany, na kiedy przypada termin zwrotu, jaki kabel się na nim znajduje czy gdzie jest zlokalizowany na magazynie. Dodatkowo, w systemie ERP XL zawarte są raporty/alerty informujące o zbliżającym się terminie zwrotu. Te funkcjonalności są w dużej mierze zasługą rozwiązań autorstwa naszych konsultantów, którzy stworzyli mechanizmy łączące to, co dzieje się pomiędzy przyjęciem, a rozchodem bębna. Dzięki temu możliwe jest odtworzenie całej jego historii. Rozwiązanie sprawdza się także przy sporządzaniu raportu zalegania bębna.

System ERP i autorskie rozwiązania Graphcom, a efektywne zarządzanie odcinkami kabla

Logistyka procesów zachodzących w codziennej działalności Enei Logistyka została usprawniona także dzięki innemu rozwiązaniu od Graphcom, które umożliwiło zarządzanie odcinkami kabla. Chcąc dowiedzieć się, z którego bębna odciąć kabel, aby było to najbardziej ekonomiczne, wystarczy podać w systemie numer seryjny kabla i zidentyfikować na jakim bębnie znajduje się odcinek o optymalnej długości. Załóżmy, że klient zamówił 2-kilometrowy odcinek konkretnego kabla, który w magazynie dostępny jest na 2 różnych bębnach. Na pierwszym jest go 5 km, a na drugim 30 km. Z którego najlepiej odciąć zadany odcinek? Sprawa wydaje się oczywista, jednak bez systemu ERP i dedykowanych rozwiązań personel nie miałby tak swobodnego i szybkiego wglądu do stanów magazynowych. Z dużym prawdopodobieństwem mogłoby się zdarzyć, że pracownik odciąłby krótki odcinek z kabla 30-kilometrowego. Tymczasem kolejnego dnia zgłosiłby się kolejny klient i złożył zamówienie na 30 km kabla, podczas gdy na magazynie został odcinek 5 km na jednym bębnie i 28 km na drugim. Dzięki Comarch ERP XL Enea Logistyka nie musi mierzyć się z problemami tego typu.

Opcja przewijania kabla, czyli jak narzędzia IT  usprawniły codzienną pracę w Enei Logistyka

Inny przykład, który dowodzi tego, że nasze rozwiązania informatyczne znacznie usprawniły funkcjonowanie Enei Logistyka to tzw. opcja przewijania kabla. Dzięki tej funkcjonalności został pokonany problem bębnów, których nie można na czas zwrócić dostawcy, ponieważ wciąż znajduje się na nich pewien odcinek kabla. Nasi konsultanci stworzyli rozwiązanie pozwalające szybko zidentyfikować w systemie ERP pusty bęben zastępczy, z długim terminem zwrotu, na który można przewinąć kabel. Narzędzie umożliwia też jednoczesne przeindeksowanie kabla w systemie, tak by został on przypisany do nowego bębna.

Dużym udogodnieniem jest także możliwość indywidualnej obsługi tzw. depozytu, czyli magazynów, w których znajduje się asortyment przeznaczony wyłącznie dla jednego odbiorcy. Taki wyraźny podział porządkuje codzienną pracę personelu i niweluje ryzyko, że jakiś odcinek kabla pomyłkowo trafi do innego odbiorcy.

Automatyzacja zamówień i fakturowania za sprawą Comarch ERP XL

Enea Logistyka posiada centralę w Poznaniu, a także 4 oddziały i kilkanaście filii w różnych miastach w Polsce. W chwili gdy w jednej z nich zabraknie konkretnego kabla, przedstawiciel filii musi zadzwonić do centrali i złożyć zamówienie. Jednocześnie, w tym samym czasie w innej filii może wydarzyć się podobna sytuacja, i w dodatku dotyczyć tego samego kabla. Pojawia się dylemat, która z nich ma pierwszeństwo. Dzięki systemowi Comarch ERP XL każde zgłoszenie jest automatycznie rejestrowane w centrali, a o pierwszeństwie decyduje kolejność zgłoszenia.  Proces zamawiania został dodatkowo usprawniony poprzez automatyczne generowanie dokumentów wewnętrznych (przesunięcia międzymagazynowe). I choć same faktury wystawiane są ręcznie, to już ich elektroniczna wysyłka do wybranych podmiotów odbywa się automatycznie. Dokumenty są wysyłane w formacie PDF. Dla Enei Logistyka jest to oszczędność czasu i pieniędzy.

Szybka identyfikacja towarów w systemie Comarch ERP

W związku z rozbudowanym asortymentem produktów oferowanych przez Eneę Logistyka, nasz zespół wdrożeniowy wykonał dla klienta kreator kodów towarowych. Narzędzie pozwala na szybką identyfikację produktu, zarówno pod względem rodzaju/grupy towarowej, jak i producenta.  Za sprawą rozwiązań Comarch udało się usprawnić proces sprzedaży produktów w Enei Logistyka, zwłaszcza w zakresie obrotu tzw. odwrotnym obciążeniem. Oznacza to, że do pewnej kwoty towar można sprzedaż bez podatku VAT, jednak takie postępowanie musi być odpowiednio zaindeksowane w systemie ERP. Dzięki produktom Comarch pracownicy Enei Logistyka mają jasno wyznaczoną ścieżkę wystawiania dokumentów tego typu, co nie tylko przyspiesza pracę, ale także minimalizuje ryzyko błędów.    

Księgowość w Comarch ERP Optima

Poza systemem Comarch ERP (moduł sprzedaż, zamówienia i księgowość) nasz klient wdrożył również oprogramowanie Comarch ERP Optima, w którym prowadzone są działania płacowo-kadrowe.  Programy są ze sobą zintegrowane, dzięki czemu przepływ informacji w firmie przebiega szybko, wygodnie i bez zakłóceń.